Zásady ochrany osobních údajů
Účinnost od: 1. ledna 2026 Verze: 1.0
1. Kdo jsme a jak nás kontaktovat
1.1 Správce osobních údajů
ZajCon Solutions s.r.o. IČO: 21890331 Sídlo: Praha, Česká republika Email: gdpr@zajcon.cz
1.2 Co děláme
Provozujeme webovou aplikaci Účetní OS — platformu pro spolupráci účetních firem s jejich klienty. Umožňujeme nahrávání dokladů, sledování uzávěrek, komunikaci a správu účetních agend.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
2.1 Identifikační údaje
Co sbíráme: Jméno, příjmení, IČO, DIČ (u podnikatelů) Proč: Identifikace uživatele, správa klientských firem Právní titul: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy)
2.2 Kontaktní údaje
Co sbíráme: Emailová adresa, telefonní číslo Proč: Komunikace, notifikace, podpora Právní titul: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy)
2.3 Účetní dokumenty
Co sbíráme: Faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, smlouvy Proč: Zpracování účetnictví, vedení agendy Právní titul: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy)
DŮLEŽITÉ:
- Dokumenty nahrává uživatel dobrovolně
- Za obsah dokumentů odpovídá uživatel
- Dokumenty jsou přístupné pouze oprávněným uživatelům (účetní + klient)
2.4 Finanční údaje
Co sbíráme: Bankovní spojení, platební údaje (při platbě předplatného) Proč: Fakturace, správa předplatného Právní titul: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR + čl. 6 odst. 1 písm. c) (daňová povinnost)
2.5 Komunikační data
Co sbíráme: Zprávy v aplikaci, přílohy Proč: Evidence komunikace mezi účetním a klientem Právní titul: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy)
2.6 Technické údaje
Co sbíráme: IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, cookies, logy přihlášení Proč: Bezpečnost účtu, technická podpora Právní titul: Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem na bezpečnosti)
3. Jak dlouho údaje uchováváme
| Typ údajů | Doba uchovávání | Důvod |
|---|---|---|
| Smlouva a základní údaje | 3 roky po ukončení smlouvy | Promlčecí lhůta |
| Účetní dokumenty | 10 let | Zákonná povinnost (zákon o účetnictví) |
| Účetní doklady (faktury) | 10 let | Daňová povinnost |
| Komunikace | 3 roky po ukončení smlouvy | Dokumentace |
| Technické logy | 6 měsíců | Bezpečnost |
Po uplynutí lhůty: Data jsou bezpečně smazána nebo anonymizována.
4. Komu předáváme vaše údaje
4.1 Hostingové služby
Komu: Vercel (hosting aplikace), Supabase (databáze) Co: Veškeré zpracovávané údaje Bezpečnost: Šifrování, EU servery, zpracovatelská smlouva
4.2 Platební brána
Komu: Stripe Co: Platební údaje Bezpečnost: PCI-DSS certifikace
4.3 Emailové služby
Komu: SendGrid Co: Emailová adresa, obsah notifikací Bezpečnost: Zpracovatelská smlouva
4.4 Podepisování
Komu: Signi.com Co: Jméno, email, dokumenty k podpisu Bezpečnost: eIDAS certifikace, zpracovatelská smlouva
4.5 Státní orgány
Komu: Finanční úřad (na zákonný požadavek) Právní titul: Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (právní povinnost)
NEPŘEDÁVÁME:
- Marketingovým firmám
- Datovým brokerům
- Do zemí mimo EU (kromě USA s Adequacy Decision — Vercel, Stripe)
5. Jak chráníme vaše údaje
5.1 Technická opatření
- Šifrování: TLS 1.3 pro přenos, AES-256 pro uložení
- Autentizace: HMAC-SHA256, PBKDF2 hashování hesel
- Firewall: Ochrana před neoprávněným přístupem
- Zálohování: Denní šifrované zálohy
- Audit log: Monitoring všech přístupů
5.2 Organizační opatření
- Přístup pouze oprávněným osobám
- Role-based access control (RBAC)
- IDOR ochrana na všech API endpoints
5.3 Incident management
V případě data breach:
- Oznámení ÚOOÚ do 72 hodin
- Informování dotčených osob
- Nápravná opatření
6. Vaše práva
6.1 Právo na přístup (čl. 15 GDPR)
Získat kopii všech dat. Email: gdpr@zajcon.cz. Lhůta: 30 dnů.
6.2 Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
Opravit nepřesné údaje — v aplikaci nebo emailem.
6.3 Právo na výmaz (čl. 17 GDPR)
Smazání údajů po ukončení smlouvy (s ohledem na zákonné archivační lhůty).
6.4 Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
Zmrazení dat pokud zpochybňujete přesnost nebo zákonnost zpracování.
6.5 Právo na přenositelnost (čl. 20 GDPR)
Export dat ve strojově čitelném formátu (JSON, CSV). Lhůta: 30 dnů.
6.6 Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
Nesouhlasit se zpracováním na základě oprávněného zájmu.
6.7 Právo podat stížnost (čl. 77 GDPR)
Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)
- Web: uoou.cz
- Email: posta@uoou.cz
- Telefon: +420 234 665 111
- Adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
7. Cookies
Viz samostatný dokument: Zásady používání cookies
8. Změny zásad
- O změnách informujeme emailem min. 30 dní předem
- Nesouhlasíte? Máte právo smlouvu ukončit bez sankcí
9. Kontakt
Obecné dotazy k GDPR: gdpr@zajcon.cz Uplatnění práv: gdpr@zajcon.cz (uveďte jméno, email a typ žádosti)
Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou v souladu s nařízením GDPR (EU) 2016/679 a zákonem č. 110/2019 Sb. Verze 1.0 | ZajCon Solutions s.r.o.